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Comment tirer le maximum de tous vos événements

Robin Van Cleemput Robin Van Cleemput on 23 janv. 2017 09:18:48 in Ventes et Marketing

Comment tirer le maximum de tous vos événements

Toute entreprise participe à des évènements professionnels mais comment s’assurer que vous tirez le maximum d’un congrès pour rentrer dans vos frais? 

10 astuces pour tirer le maximum de tous vos salons

Conférences, salons, congrès, networking, tous ces événements font partie de la vie d’entreprise. Toutefois, ces événements ont souvent un coût assez élevé et nécessitent des effectifs et du temps. Pour vous assurer que votre société obtient le retour sur investissement dont elle a besoin, voici nos 10 conseils pour tirer le maximum de chaque événement:

1. Choisissez les évènements en fonction de vos objectifs

Avant de décider des salons et congrès où vous serez présents, revenez sur les objectifs de votre société. Vous ne sélectionnerez probablement pas le même évènement pour augmenter votre nombre de contacts que pour amplifier votre couverture média ou pour élargir votre réseau. N’assistez pas à un congrès simplement parce qu’il est réputé, parfois les évènements de petite taille s’avèrent tout aussi efficaces. Pour attirer le public qui vous permettra d’atteindre vos objectifs, renseignez-vous sur les autres sociétés présentes et sur la qualité des intervenants.

2. Vérifiez la portée de l’événement et sa couverture média

Ca y est, vous avez sélectionné les évènements qui correspondent à vos objectifs. Il est toujours possible de peaufiner votre choix en scrutant les détails de chaque évènement. Combien de personnes et d’exposants sont attendus? Que propose l’organisation aux exposants? Est-ce qu’ils ont une stratégie pour promouvoir l’événement? Qui sont leurs partenaires média? Est-ce qu’ils fournissent un dossier de presse? Parleront-ils de vous dans leur newsletter? A combien de personnes cette newsletter est-elle envoyée? Est-ce que votre logo sera affiché sur le site internet du congrès? Feront-ils un lien vers le site web de votre entreprise?

3. N’acceptez pas le prix tel quel, négociez!

Les organisateurs de congrès gagnent leur vie en vendant un public et de la visibilité aux entreprises. Plus l’audience est vaste, plus leur survie est assurée. Voilà pourquoi ils ont souvent un faible pour les entreprises qui proposent du nouveau. Certains organisateurs font d’ailleurs preuve d’une flexibilité étonnante pour attirer des sociétés innovantes et des start-ups. Ici, chez Teamleader, nous sommes même arrivés à descendre de moitié le prix initial d’un de nos congrès (oui, nous n’en revenons toujours pas nous-mêmes !). Si votre société propose une approche originale ou un produit innovant, n’acceptez pas le prix tel quel. Avant de signer, essayez d’obtenir qu’on vous accorde au moins:

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  • Une mention dans la presse autour de l’évènement,
  • Un stand d’au moins 5m²,
  • Un emplacement bien situé (c’est capital),
  • Une mention de votre présence sur le site internet du congrès,
  • Votre logo sur le site web du congrès avec un lien vers votre propre site,
  • Un paragraphe sur vous dans la newsletter de l’évènement,
  • Un écran de moniteur,
  • Le support technique gratuit pour toute la durée du congrès.

 4. Positionnez-vous comme intervenant

Pour accroître votre visibilité, contactez l’organisateur ou l’agence qui se charge des intervenants pour obtenir un créneau qui vous permettra d’exposer vos projets. S’ils refusent, rien n’est perdu: vous pouvez toujours proposer d’animer un atelier ou workshop. Munissez-vous d’un sujet adapté à l’événement et en lien direct avec votre produit. Assurez-vous que votre sujet est utile, clair et – de préférence - divertissant. Aussi, si vous présentez un sujet, essayez de taper fort dès le début pour impressionner votre public. Adaptez toujours votre discours à votre audience (clients, prospects, investisseurs, journalistes…): il s’agit de susciter leur intérêt et/ou d’éviter qu’ils ne s’endorment (surtout le dernier jour).

5. Préparez l’évènement bien à l’avance

Réservez votre hôtel et votre voyage dès que possible pour obtenir de meilleurs tarifs. Pendant le congrès, vous aurez besoin de dépliants, de brochures, de cartes de visite, d’articles de merchandising, comme les stylos et les post-it, pour les distribuer partout. Pour votre stand, il faudra des bannières, des kakemonos, des présentoirs … Tout ce matériel doit évidemment être conçu, commandé, imprimé et livré. Organisez-vous rapidement pour que tout soit prêt au plus tôt: les commandes de dernière minute finissent souvent par coûter plus cher.

Les outils suivants peuvent également avoir leur utilité:

  • Un écran avec une présentation qui tourne en boucle pour éveiller l’intérêt des passants et des visiteurs qui patientent,
  • Une démo de votre produit,
  • Des statistiques sur l’efficacité de votre approche,
  • Une offre spéciale à l’occasion de l’événement, avec une page d’atterrissage sur votre site internet,
  • Tout autre outil pratique pour monter un stand: des câbles d’extension, des rouleaux de scotch, des ciseaux etc.

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6. Faites savoir que vous participez, avant et pendant l’évènement

N’oubliez pas de signaler votre présence à vos clients et à vos prospects bien avant le congrès afin d’attirer plus de visiteurs. Vous pouvez:

  • Publier une newsletter pour promouvoir votre présence ou utiliser les réseaux sociaux de votre société pour convaincre vos clients et prospects de venir vous voir,
  • Vérifiez aussi que le compte LinkedIn de votre équipe est bien à jour et que leurs photos reflètent suffisamment la réalité. Ceci permettra non seulement aux visiteurs de les identifier et de les trouver facilement pendant le salon mais aussi de se rappeler d’eux par la suite. Votre équipe sur place est susceptible de rencontrer des visiteurs qui voudront se connecter avec eux sur LinkedIn. Evitez de les décourager avec des photos de profil d’un déguisement de Halloween particulièrement effrayant.

Pendant le congrès, prenez des jolies photos de votre stand (envahi par les visiteurs), de votre intervenant (en face d’un grand public), de votre équipe (en action au workshop) et de tous les autres grands moments du congrès. Selon votre équipe et leur niveau d’enthousiasme, les photos de l’after ne sont pas toujours une bonne idée. Avant de poster sur LinkedIn, Twitter ou Facebook, vérifiez que tout a l’air absolument formidable. Ces mini-communications aideront à illustrer l’esprit d’entreprise et vous vaudront peut-être quelques visiteurs de plus le jour suivant.

7. Choisissez et préparez votre équipe avec soin

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Evitez d’envoyer seulement vos meilleurs vendeurs sur place. Les congrès offrent une excellente opportunité pour stimuler l’esprit d’équipe et faire travailler plusieurs salariés sur un même projet. Faites un joli mélange de talents qui couvre tout le champ d’expertise de votre société. Vous n’envoyez que 2 personnes ? Assurez-vous qu’au moins l’une d’entre elles est capable de répondre à des questions très techniques.

Il va de soi que tous les membres de l’équipe doivent savoir comment donner une démo réussie et comment répondre aux questions les plus courantes. Créez un guide pratique pour mettre tout le monde sur la même page, vous en profiterez également lors des congrès suivants.

N’oubliez pas que les organisateurs de congrès ont souvent un sens de l’humour bien à eux, avec un faible pour les surprises de dernière minute. Il y aura toujours ce petit détail auquel personne n’a pensé mais qui complique tout. Maintenez le niveau de stress de votre équipe au stricte minimum en vérifiant qu’ils savent tous comment se rendre au congrès, comment accéder à votre stand et où ils sont attendus à quel moment.

8. Organisez des réunions à l’avance

Monica (1).jpgSi vous rêvez d’un stand débordant de visiteurs, programmez quelques réunions à l’avance avec vos clients et prospects existants. Ceci dit, ne soyez pas surpris d’apprendre que certains visiteurs se sont ravisés à la dernière minute, qu’ils se sont laissés distraire par l’une des nombreuses tentations sur leur parcours ou qu’ils ne se présenteront que le lendemain.

9. Combinez votre séjour avec d’autres rendez-vous

Puisque vous êtes déjà un déplacement, profitez de l’occasion pour organiser des rendez-vous avant ou après le congrès avec d’autres clients ou prospects dans la région. Vous profiterez ainsi du grand air tout en prospectant un nouveau client potentiel et en économisant un voyage supplémentaire.

10. Prenez TOUJOURS les coordonnées de TOUS vos contacts

Enfin, dernier défi mais non des moindres : demandez TOUJOURS les coordonnées de TOUTES les personnes que vous rencontrez. Après tout, les contacts et prospects sont le nerf de la guerre des évènements professionnels. Pensez à :

  • demander la carte de visite et/ou à noter les coordonnées de toutes les personnes que vous rencontrez (même pendant les after),
  • télécharger l’appli de la conférence pour faciliter votre networking,
  • enregistrer tous les contacts au plus vite : après l’événement, vous ne vous rappellerez probablement plus qui est qui ou quel était l’objet de la conversation,
  • faire le suivi au maximum 3 jours après l’événement et essayez d’inclure quelques détails de votre conversation pour vraiment personnaliser l’échange.

Oui, nous en sommes conscients: après un congrès, le suivi des contacts et des prospects prend souvent beaucoup trop de temps. C’est là que Teamleader prend toute sa valeur: nous vous aidons à organiser vos prospects et contacts dans un CRM rapide et facile à gérer, qui en plus vous facilite le suivi. Nous avons même mieux : un scanner intégré qui enregistre automatiquement toutes les données de vos cartes de visite. Et, cerise sur le gâteau, nous avons même un plugin LinkedIn ! Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc sur la gestion des contacts ou à nous contacter tout simplement.

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