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Facturation en ligne : comment créer facilement une facture en ligne

Cedric Auman Cedric Auman on 20 mai 2020 22:44:37 in Digitalisation et Productivité

Facturation en ligne : comment créer facilement une facture en ligne

Les cartes postales ont cédé la place aux textos et à WhatsApp, la presse papier a été remplacée par la presse numérique et même le magazine Playboy a beaucoup de mal. Il est donc logique que de plus en plus de travailleurs indépendants optent pour les factures en ligne. (Bientôt) vous aussi ? Nous allons vous guider à travers les informations utiles. 

  1. Qu'est-ce qu'une facture en ligne ?
  2. Pourquoi choisir la facturation en ligne ? 
  3. Que vous faut-il pour facturer en ligne ? 
  4. Points importants pour la facturation en ligne
  5. La facturation en ligne en 4 étapes 

Qu'est-ce qu'une facture en ligne ? Qu'est-ce qu'une facture en ligne ? 

Les boîtes à chaussures pleines de factures papier, c’est dépassé. Les factures en lignes et électroniques sont l'avenir. Quelle est la différence entre les deux ? 

Une facture en ligne est tout simplement une facture que vous envoyez via internet. Comme un fichier PDF, Word ou Excel envoyé par email. Ou même, mais c’est un peu moins efficace, une facture papier numérisée. De nos jours, il existe de nombreux outils qui permettent de créer et envoyer une facture en quelques clics. Une fois que le client reçoit votre email, il peut télécharger la facture et la consulter immédiatement.

La facture électronique, également appelée facture M2M pour « Machine to Machine », va encore plus loin. Avec un outil de facturation, vous créez d'abord une facture en format UBL. Ce qui signifie Universal Business Language, une norme internationale pour les factures électroniques. Le logiciel envoie ensuite la facture à l'application de comptabilité de votre client et elle est automatiquement lue et comptabilisée.

En Belgique et en France, les autorités imposent la facturation électronique à leurs propres fournisseurs. Si vous fournissez des biens ou des services au service public, votre facture doit être établie au format PEPPOL et téléchargée sur une plateforme spécifique (Mercurius en Belgique et Chorus Pro en France)

Commencer par la facturation électronique peut être un changement (trop) radical pour les entreprises. En revanche, la facture en ligne est beaucoup plus accessible. De plus, vous pouvez intégrer certains outils de facturation avec des logiciels de comptabilité. Comme ça, vous passerez facilement à la facturation électronique dès que vous serez prêt. 

« Depuis que nos processus de vente et de facturation ont été intégrés à notre outil de comptabilité, la charge administrative a considérablement diminué. » Laurent Janssens, directeur des opérations chez Lemon Companies

Laquelle convient le mieux à votre entreprise : la facturation en ligne, la facturation électronique ou les deux ? Ce blog vous donnera la réponse.

« Si c'est vraiment important, utilisez du papier. » Une boutade qui n'est pas tout à fait juste. Depuis 2012 en France et 2013 en Belgique, les factures papier et en ligne ont la même valeur juridique et sont donc de valeur équivalente.

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Pourquoi choisir la facturation en ligne ? 

La facturation en ligne présente 5 atouts essentiels pour votre entreprise :

  • Vous gagnez beaucoup de temps

Si vous utilisez un outil de facturation, vous établissez des factures en un rien de temps. Vous remplissez simplement votre modèle personnalisé et le logiciel fera le calcul à votre place. Vous pouvez même préparer un e-mail standard pour envoyer votre facture en quelques secondes. Ou encore créer des rappels de paiement automatiques pour une trésorerie saine.

  • Moins de risques d'erreurs

Étant donné que c’est l'outil qui calcule les différents montants sur votre facture, le risque d'erreurs diminue considérablement. Autre avantage : vous n'avez plus à chercher votre calculatrice partout. 

  • Aperçu de vos chiffres = décisions éclairées

Grâce à un aperçu synthétique dans votre logiciel de facturation, vous gardez constamment un œil sur vos paiements et factures en souffrance. Il vous donne des informations sur la santé financière de votre entreprise et vous permet de prendre des décisions fondées. 

  • En ligne, c’est plus sûr

Non seulement cette armoire de rangement pleine à craquer est souvent moche, mais en cas de dégât d'eau, d'incendie ou tout simplement de négligence (non, pas la vôtre bien sûr !), votre paperasse sera fichue. Un archivage en ligne (et une copie automatique de celui-ci) est beaucoup plus sûr. 

  • Vos clients et vous-même travaillez de manière plus flexible

Dans la voiture en vous rendant chez un client ou sur votre fauteuil après une longue nuit de travail : la facturation en ligne peut être effectuée à tout moment et partout. Il vous suffit d'avoir une connexion Internet. 

Que vous faut-il pour facturer en ligne ? Que vous faut-il pour facturer en ligne ? 

Non, pas de blagues stupides du style « de la bonne humeur » ou des clichés comme « du bon sens ». Que faut-il pour facturer en ligne, en dehors d'un ordinateur de bureau ou portable ? Trois choses :

  1. Un logiciel fiable. Trouvez un outil de qualité adapté à votre entreprise. Prenez également en compte les possibilités d'intégration et les expansions. Par exemple, pouvez-vous intégrer le logiciel à votre application de comptabilité ? Pouvez-vous aussi y ajouter le suivi du temps et un CRM ? Et autre point non négligeable à l'ère du numérique : l’outil est-il accessible via une appli mobile hautement performante ? 
  2. Un excellent système de stockage. Tous les outils de facturation ne disposent pas d'une base de données sécurisée. Bien que ce soit une condition essentielle : les factures en ligne, comme les versions papier, doivent être conservées pendant 7 ans en Belgique et 10 ans en France. 
  3. Sécurité informatique. Vous ne laissez pas les portes de votre habitation grandes ouvertes pendant la nuit. Du moins, nous l'espérons. Vous protégez également au mieux votre PC et votre smartphone avec des antivirus ou autres solutions indispensables. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses sur votre entreprise. 

Vous utilisez un logiciel pour facturer, archiver et payer en ligne ? Ou bien vous investissez dans la sécurité de vos équipements informatiques ? Sous certaines conditions, vous pouvez bénéficier d'une déduction pour investissement. Concrètement : en Belgique, par exemple, vous pouvez déduire 13,5 % de vos bénéfices. Vous payez donc moins d'impôts. 

Choisir un outil de facturation, c'est retrouver l'excitation d'un enfant de 8 ans dans un magasin de bonbons : l'offre est énorme. Comment identifier le bon logiciel parmi toutes les applications qui ne sont pas adaptées à votre entreprise ? Ces conseils vous permettront de prendre la bonne décision.

Points importants pour la facturation en ligne

Bon d’accord, pas besoin d'être un génie pour comprendre la facturation en ligne. Cependant, il y a plusieurs points à prendre en considération :

  • Numérisez vos factures...

Utilisez le plus possible les factures en ligne et conservez-les toutes dans le même dossier/serveur/cloud. De cette façon, votre comptabilité ne sera pas composée d’une partie papier et d'une autre électronique. 

  • ...et demandez à vos fournisseurs de faire de même. 

La facturation en ligne est plus efficace lorsqu'elle est en place des deux côtés. Demandez à vos fournisseurs de toujours vous envoyer leurs factures en ligne. Cela vous fera gagner beaucoup de place dans votre bureau. Mais parfois, la facture papier est inévitable. Comme, par exemple, l'addition pour un dîner d'affaires ou un ticket de parking. Dans ces cas-là, prenez une photo ou scannez la copie papier et téléchargez-la dans vos archives numériques.

  • Débutez à un moment clé

Vous pouvez commencer à facturer en ligne n’importe quand, mais il vaudrait mieux choisir un moment clé. Comme un nouveau trimestre ou le début d'un nouvel exercice. De cette façon, toutes les factures de cette période-là seront au même endroit. 

Pour votre premier entraînement, vous faites directement un jogging de 15 km. Ou vous vous rendez à votre première boum l'estomac vide. Des erreurs de débutant, nous en faisons tous. Nous avons établi une liste des pièges de la facturation en ligne, pour que vous puissiez facilement les éviter.

La facturation en ligne en 4 étapes 

La facturation en ligne présente plusieurs avantages clés. Espérons que, déjà, nous sommes d'accord sur ce point. Mais comment faire exactement pour établir et envoyer une facture en ligne ? Voici un plan clair, étape par étape.

Étape 1 : rédigez soigneusement votre devis 

Une bonne facturation commence par un devis clair. Vous faites un résumé des différentes phases du projet, avec les budgets correspondants. Ce sera clair pour votre client et ça vous donnera une bonne base pour la facture. Parce que dans un monde parfait, votre facture est un copier-coller de votre devis. 

Étape 2 : faites une facture en ligne

Un bon outil convertit un devis en facture en un seul clic. S'il n'y a pas de devis, vous faites simple et établissez votre facture comme à votre habitude. Le logiciel fait les calculs. Plus besoin de bidouiller avec les formules Excel, les comptages et les pourcentages.

Étape 3 : envoyez votre facture en ligne

Avec un logiciel de facturation, vous envoyez vos factures directement à vos clients. Bye léchage de timbres, ciao interminables rédactions d'e-mails, adios gros classeurs. Grâce à l'intégration avec votre application de comptabilité, les factures sortantes apparaissent elles aussi automatiquement dans votre système.

Étape 4 : assurez le suivi des retards de paiement

9 entreprises sur 10 sont régulièrement confrontées à des défauts de paiement. Grâce à un outil de facturation en ligne, vous avez en permanence un aperçu des factures en souffrance et pouvez en assurer le suivi rapidement. Avec Teamleader, vous pouvez même configurer vos rappels de paiement automatiques. Vos clients reçoivent alors un sympathique message leur demandant de régler leurs factures en souffrance. 

Les factures impayées vous dérangent-elles plus souvent ? Quelques conseils utiles pour éviter le non-paiement.

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