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5 trucs faciles pour faire gagner du temps aux PME

Cedric Auman Cedric Auman on 4 déc. 2015 11:35:00 in Digitalisation et Productivité

5 trucs faciles pour faire gagner du temps aux PME

Internet regorge d'astuces pour un time management plus efficace, les unes plus vagues que les autres, mais à quoi bon si vous êtes déjà à court de temps sans toute cette lecture ? Nous vous aidons avec ces 5 conseils concrets !

Tic tac, tic tac. De nombreuses PME ont l'impression qu'il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans la journée pour réussir à tout faire. Comme disait le Grec Théophraste : « le temps est notre bien le plus précieux. »

Dans le cas d'une jeune entreprise en plein essor, le fondateur aimerait souvent pouvoir se dédoubler. C'est certainement pareil pour vous, ce qui signifie malheureusement que certains projets ou tâches ne reçoivent pas l'attention qu'ils méritent.

Internet regorge d'astuces pour un time management plus efficace, les unes plus vagues que les autres, mais à quoi bon si vous êtes déjà à court de temps sans toute cette lecture ? Nous vous aidons avec ces 5 conseils concrets !

1.    Essayez toujours de planifier à l'avance

Une bonne planification est une condition importante pour mieux gérer votre temps. Essayez de libérer chaque jour 5 ou 10 minutes pour établir un agenda. Que vous optiez pour une version papier ou électronique, l'important est de consigner en un endroit tout ce que vous devez faire et pour quand. Utilisez de préférence un calendrier que vous pouvez emporter partout avec vous, comme une application mobile pour smartphones. Tenez toujours compte du fait que des événements imprévus peuvent surgir : veillez donc à garder une certaine marge de manœuvre ! 

2.    Enregistrez le temps que vous mettez 

Partir du principe que votre temps vaut de l'argent - pour vous ou vos clients - contribue à établir des priorités. En notant le temps que vous mettez pour faire quelque chose, vous obtiendrez un meilleur point de vue des points névralgiques au sein de vos projets et vous apprendrez à mieux gérer votre temps. Le Timetracking vous motivera en outre à vous concentrer sur une activité et remettre à plus tard des questions accessoires. Certains clients apprécient aussi énormément recevoir une proposition de projet précise ou une facture détaillée. Pour eux, cela en dit long sur le professionnalisme dont votre entreprise fait preuve. 

3.    Évitez la microgestion

La microgestion est non seulement chronophage mais aussi inefficace. Engagez des employés de confiance et faites-leur confiance. Formez-les, poussez-les à poser des questions et à donner du feed-back et laissez-les faire leur travail. La microgestion semble inoffensive au premier abord, mais le souffle chaud du manager dans la nuque des employés peut nuire à leur participation et à leur sens des initiatives. Lorsque vous laissez de l'espace à vos employés et les stimulez, ils peuvent acquérir de l'expérience, des connaissances et des compétences pour s'améliorer. Donnez-leur la possibilité d'achever des projets de manière autonome et donnez ensuite éventuellement un feed-back dont ils peuvent tirer des leçons. Steve Jobs disait : « Il ne sert à rien d'engager des personnes intelligentes pour leur dire ce qu'elles doivent faire. On les engage pour qu'elles nous disent ce que nous devons faire. »

4.    Profitez de vos temps de parcours et d'attente 

Travailler depuis un endroit fixe appartient au passé. Vous ne devez donc plus vous tourner les pouces dans les salles d'attente ou le train. D'accord, sortir des piles de dossiers et les examiner n'est pas une option - mais qui fait de nos jours encore tout sur papier ? Grâce aux technologies modernes, les moments perdus n'existent plus. Pensez au partage de documents via le Cloud. Pensez aux réunions via vidéoconférence ou aux applications pour smartphones qui vous permettent de gérer votre agenda ou vos données clients, où que vous soyez. 

 

5.    Si possible, automatisez !

Si vous voulez vous développer, vous ne pouvez pas continuer à tout faire à la main. Créez pour cela des modèles pour vos e-mails et les documents que vous envoyez régulièrement, comme les factures, les devis et les rappels de paiement. De nos jours, vous ne voulez pas perdre de vue vos clients. Un outil CRM comme Teamleader peut vous y aider : retrouvez des devis à la vitesse grand V, liez vos e-mails à la bonne personne de contact et analysez vos chiffres de vente - le tout automatiquement.

Mais ne vous contentez pas de nous croire sur parole ! Essayez gratuitement Teamleader pendant 14 jours et découvrez combien de temps vous pouvez gagner lorsque vous avez la possibilité de vous concentrer sur vos clients et projets - et pas seulement sur le volet administratif !