Les règles d’or pour mieux gérer votre boîte mail

Newsflash : nous envoyons tous beaucoup d'emails. Selon une étude menée par International Data Corporation (IDC), le travailleur moyen consacre environ 28% de son temps au boulot à lire des courriels et à leur répondre. En 2016, vous recevrez 91 mails par jour et vous en enverrez 40 vous-même. Pour un manager, ce nombre augmente de façon exponentielle. Et qui dit trop de mail, dit moins de temps pour vos autres tâches.

Évidemment, personne ne veut ça. Et toutefois, nous continuons à écrire autant de mails. Les conséquences sont bien connues : une boîte de réception surchargée. Un afflux de messages qui interrompent votre travail. Et pire encore, moins de temps pour les tâches importantes.

Voilà pourquoi il est temps d'y remédier. Ce blog vous montre comment limiter les courriels autant que possible, et comment vous pouvez prendre des mesures sur les courriels importants de façon efficace. Voici donc quelques règles d’or à suivre pour ne plus vous sentir submergés par vos mails !

« Ben, c'est plus facile à dire qu'à faire, quoi ! » Mais en grande partie, une boîte de réception plus claire et transparente commence avec vous. Voilà ce que vous pouvez faire :

Le premier est facile à faire : ne vous occupez pas avec toutes les offres, les bulletins et les mises à jour sur les réseaux sociaux. L'internet vous offre de nombreux outils qui montrent les courriels que vous n'ouvrez (presque) jamais, ainsi que des outils qui vous permettent de vous désabonner automatiquement.

Plus l'individu est haut placé dans la hiérarchie, plus il reçoit des courriels qui lui sont inutiles. Il est rarement nécessaire d'être au courant de tout ce qui se passe au sein de l'entreprise, peu importe votre échelon dans la hiérarchie. Arrêtez d'ajouter tout le monde en cc : de cette façon, vous donnez l'exemple en vous débarrassant de la culture cc.

À l'ère des médias sociaux, collecticiels et la messagerie instantanée, cela n'a aucun sens de cliquer chaque fois le bouton « Transférer » en espérant que le message arrive. Mieux vaut alors chercher une alternative pour usage interne, comme une plate-forme de chat à la fois pratique et facile à utiliser. Celles-ci sont en général faciles à consulter. Slack, WeChat et bien plus encore sont des outils très intéressants.

Accordez à vos collègues l'accès à une base de données centrale. De cette façon, vous ne devez plus demander des coordonnées du client, des prix ou des pièces jointes à vos collègues. Et ne soyez pas surpris si cette base de données vous permet de gagner jusqu'à 35 pourcent de votre temps !

Vous venez donc de contrôler et de diminuer votre quantité de mails. Bien ! Maintenant, concentrons-nous sur les mails entrants. Quelques règles d’or vont vous permettre de gagner un temps incroyable

Cette règle vient de David Allen, spécialiste américain de la gestion de temps, qui a écrit plusieurs best-sellers sur le sujet. Si une tâche prend moins de deux minutes, alors occupez-vous en maintenant. Nous repoussons généralement à plus tard des tâches qui ne sont pas compliquées à accomplir. La règle des deux minutes vous pousse à passer à l'action. En vous lançant, vous irez bien souvent au bout des choses.

Il faut environ 20 minutes au cerveau pour retrouver son rythme une fois que votre session de travail est interrompue. Voilà pourquoi il vaut mieux ne relever vos emails que deux à trois fois par jour (matin, midi et soir). Si la personne attend de vous une réaction plus rapide, elle est toujours en mesure de venir vous voir directement, de vous téléphoner ou bien de vous contacter par le chat.

Prenez le temps de lire un email important au lieu de le relire plus tard et perdre du temps pour rien. Établissez une structure de sorte que vous ne deviez plus relire des mails : sauvegardez automatiquement les expéditeurs et les destinataires dans un CRM et joignez-y les courriels requis. De cette façon, vous et vos collègues pouvez toujours accéder à la bonne information sans perdre de temps.

Prenez l'habitude de traduire chaque email en actions concrètes. Vous avez juste besoin du bon logiciel pour ajouter une tâche ou une réunion à votre calendrier ou celui d'un collègue. Vous n'êtes pas en mesure de répondre à une question spécifique d'un client ? Alors, créez un ticket interne et envoyez-le à un collègue plus qualifié. Faites donc appel à un CRM pour vous épauler dans ces étapes.

Teamleader s'intègre parfaitement avec Outlook et Gmail. Lorsque vous ouvrez un email, vous pouvez aisément créer une tâche, une réunion ou un ticket et ajouter toutes les informations importantes directement à votre CRM. Efficace et rentable. Teamleader réunit CRM, facturation et gestion de projet en un seul outil. Essayez-le gratuitement pendant 14 jours, sans aucune obligation !

PS : Avez-vous l'impression d'être continuellement débordé au travail ? Alors vous apprécierez sans doute notre ebook sur une meilleure gestion de temps.