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La gestion de projet pour les agences de création : les règles essentielles

Ellen Doms - Product Owner Ellen Doms - Product Owner on 18 janv. 2018 12:16:00 in Gestion de projet

La gestion de projet pour les agences de création : les règles essentielles

Dans l’univers de l’industrie créative, la pression est toujours présente lorsqu’il s’agit de livrer des projets sympas pour impressionner les clients. Il est souvent compliqué de garder la tête froide et de parvenir à délivrer des projets réussis de A à Z, chaque projet à la fois. C’est pourquoi il vous est nécessaire de mettre en place certaines règles essentielles afin d’aller d’une idée cool à un projet prêt à être livré sans rencontrer d’obstacles significatifs sur votre chemin.

L’industrie de la création est extrêmement axée sur les projets. La plupart du temps, aucun projet ne ressemble à un autre et chaque aboutissement est unique. Les projets et les campagnes peuvent servir de multiples objectifs (comme par exemple doper la notoriété de la marque, des actions de bonne volonté ou une augmentation des ventes) et peuvent être répandues sur une multitude de chaînes (telles que les différents supports écrits, la télévision ou encore Internet).

C’est la raison pour laquelle nous avons rassemblé les règles essentielles de la gestion de projet que toute agence de création devrait garder à l’esprit, que ce soit avant, pendant ou après le projet.

1. La planification du projet commence au cours de la phase argumentative

Dans le secteur de la création, tout est une question d’argumentaire. Se donner du mal pour présenter son projet créatif à un prospect et le leur vendre en fait un marché difficile et compétitif. Pour vous assurer de nombreux projets planifiés, il vous faut dominer la compétition avec la meilleure idée qui soit. A la différence d’autres industries, la planification du projet débute dès la phase de l’argumentaire. Au cours de cette étape, vous devez être vigilant en ce qui concerne le temps afin de ne pas abuser de ce dernier. Le suivi du temps est vraiment essentiel durant cette phase.

D’un point de vue commercial, il est essentiel d’avoir une bonne vue d’ensemble de tous les projets en cours. Lequel mérite votre priorité absolue ? Quel projet est sur le point d’être achevé ? Pour les prospects, le budget constitue une rupture d’accord potentielle très importante : présenter un devis correct donne au client une estimation réaliste de toutes les ressources impliquées dans un projet et quel en est le coût. Une fois qu’un client décide de travailler avec vous, vous pouvez traduire vos paroles en actes et en faire un projet résistant sur le champ.

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2. Conserver une vue d’ensemble de toutes vos ressources à tout moment

gestion de projet pour les agences de création

Vous avez réussi à attirer un client ? Super ! Maintenant, la véritable planification du projet peut débuter. Vérifier toutes les ressources disponibles peut constituer une tâche particulièrement complexe à gérer. Mais ça ne devrait pas être le cas. Si vous pouvez rassembler les agendas de l’ensemble de vos collègues, vous pouvez choisir consciencieusement auquel vous souhaitez déléguer des tâches en vous basant à la fois sur leur charge de travail et sur leur disponibilité.

Tirez le meilleur parti de vos ressources : prévoyez suffisamment de temps pour planifier vos tâches, assurez-vous que vous êtes en mesure de suivre aisément celles de vos collègues et estimez combien temps vous est nécessaire pour mener à bien chacune des tâches. Travailler avec des indépendants ou des collègues éloignés constituent des pratiques communes également, alors assurez-vous d’avoir accès aux emplois du temps de vos collaborateurs à tout moment.

Tandis qu’une planification correcte est primordiale, l’aspect humain de la gestion du projet ne doit pas être négligé. Bert Pieters, fondateur de Dift, une agence de création, de branding et d’expérience, organise une réunion debout chaque jour pour encourager les gens à discuter les uns avec les autres.

“Chaque matin, à 10h, nous commençons la journée par une réunion debout. Nous restons debout pendant 10 minutes et nous abordons le sujet du planning de travail de la journée. Puisque nos processus sont rationalisés au maximum, nos réunions ont eu tendance à se raccourcir et désormais, nous ne parlons que de la partie fun et créative. Avec ces réunions quotidiennes, on essaie de maintenir une connexion humaine forte dans nos procédés. »

3. Ne tentez pas de donner un prix à la créativité

Une campagne de création inclut un grand nombre de livrables différents : design graphique, développement web, photographie, etc. Vous pouvez fixer un prix sur certains de ces éléments (comme le temps nécessaire au développement de la structure d’un site), mais il y a certains éléments pour lesquels il est très difficile de fixer un coût. Par exemple, il est compliqué de prévoir combien de temps le développement d’un nouveau logo ou d’une image de marque entièrement renouvelée requerra. Il est impossible d’affirmer que « j’aurai besoin d’X nombre d’heures pour trouver une idée créative. »   

Pour rester apaisé et maintenir un meilleur contrôle du projet, gardez à l’esprit le temps que vous passez sur un projet même si vous travaillez avec un prix déterminé pour vous assurer que vos tarifs ne sont pas excessifs ou, au contraire, trop bas. Au final, une fois que le projet est achevé, il ne s’agit plus que de fournir une facture correcte qui donne une vue d’ensemble réaliste des ressources et des coûts et qui vous permet de maintenir un bénéfice ainsi que de livrer des outils marketing de qualité à vos clients.

3 compétences nécessaires d’un manager de projet créatif

Les bons managers de projet ne sont pas simples à débusquer. Dans un cadre créatif, les managers de projet portent souvent différents chapeaux et jonglent avec de nombreuses responsabilités en même temps, ce qui est généralement la source d’un exercice d’équilibrisme périlleux. Ci-dessous, vous trouverez une liste de quelques compétences essentielles et nécessaires dont devrait disposer un manager de projet lorsqu’il travaille pour des agences de création.

1. Une vue d’ensemble générale: il s’agit de loin de la compétence la plus importante. Il vous faut une vue d’ensemble solide de ce qui a besoin d’être entrepris, ce sur quoi vos collaborateurs travaillent et ce que peuvent être les facteurs potentiels de stress au moment du projet. Bien que ceci puisse sembler évident, ce facteur est souvent sous-estimé : plus vous êtes en capacité de planifier, plus votre projet aura de chances de réussite. Une planification correcte ne correspond pas au fait de glisser l’ensemble des tâches à réaliser dans un calendrier paré à toute épreuve. Elle doit laisser de la place aux retards, aux erreurs ainsi qu’aux pauses, essentielles. gestion de projet agences créatives une vue d'enemble générale

Frederik Martens, copropriétaire de l’agence de communication multi-médias Maquina, croit fortement aux bénéfices de garder du temps de côté pour les événements inattendus.

“Je laisse toujours un peu de temps au repos. En me basant sur des expériences antérieures, je suis souvent capable d’affirmer combien d’heures seront nécessaires à la réalisation d’une tâche particulière ou en combien de temps il sera possible de l’achever. Je prévois toujours du temps libre dans le planning. Laisser un peu de temps nécessaire pour respirer est une pratique qui finit toujours par payer. Par exemple, lorsqu’un client a besoin que quelque chose soit fait rapidement, nous sommes en mesure de l’anticiper au plus vite. »

2. Qualités relationnelles : une aptitude à comprendre l’humain peut mener loin. Il vous faut connaître votre équipe de projet par cœur. Chaque membre de l’équipe possède ses propres forces, c’est à vous de tirer le meilleur parti de leurs talents créatifs et d’en faire bon usage. Quand il s’agit de gérer la relation avec votre client, il vous faut savoir comment obtenir la bonne information. Poser les bonnes questions, savoir quand les éléments sont exigibles et de quel type d’informations de base l’équipe a besoin. Pour faire court : il vous faut savoir comment gérer différents types de personnes selon différents paramètres.

3. La flexibilité : parfois, il vous faut changer l’intégralité du déroulement de votre projet. Les choses ne se passeront pas comme prévu, les deadlines seront modifiées ou vous n’atteindrez pas le résultat escompté du premier coup. Par exemple, un client vous a fait savoir qu’il veut transformer un argumentaire en projet mais a besoin de certains outils plus tôt que prévu originellement. Astuce : utilisez votre planning de la semaine comme votre Saint Graal. Intervertissez les tâches. Prenez-en dans les emplois du temps de vos collègues et mettez-les dans d’autres plannings.

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