Teamleader Blog Article

Comment les agences utilisent le module de gestion de projets de Teamleader

Comment les agences utilisent le module de gestion de projets de Teamleader

Pourquoi les agences adorent-elles le logiciel gestion de projet Teamleader ? Nous avons échangé avec cinq agences européennes pour le découvrir. Comment utilisent-elles notre outil ? Comment Teamleader les a-t-il aidées à respecter leurs délais, contrôler leurs budgets et satisfaire leurs clients ? Lisez la suite pour découvrir comment plus de 1 800 agences utilisent notre logiciel à leur avantage.

Rencontrez nos clients

  • Koen Rogiers, Chef de projets à l'agence web Yappa
  • Jannis Lootens, Dirigeant fondateur de l'agence de marketing Red Matters
  • Kenneth Vanhoutte, Senior Content Manager à l'agence de marketing de contenu Com&Co
  • Arlette Haak, Chef de projets à l'agence de marketing Sales Care


À votre avis, pourquoi les agences travaillent-elles si bien avec Teamleader ?

Kenneth : « C'est un logiciel vraiment très flexible. Dans une agence, il y a tellement de tâches et de responsabilités partout, et tout le monde a ses propres habitudes de travail. À ce jour Teamleader est le seul outil qui nous a aidés à harmoniser ces habitudes sans forcer personne à travailler autrement. »

Jannis : « Nous gérons maintenant jusqu'à 110 projets en même temps, contre 65 avant Teamleader. Nous avons augmenté notre influence, économisé de l'argent et réalisé plus de choses. »

« Nous gérons maintenant jusqu'à 110 projets en même temps, contre 65 avant Teamleader. »

Comment planifiez-vous vos projets avec Teamleader ?

gestion projets planification TeamleaderJannis : « Teamleader nous permet d'effectuer une transition en douceur entre les opportunités et les devis. Nous avons importé tous nos services dans Teamleader, pour pouvoir les inclure facilement dans nos devis. Nous pouvons également ajouter automatiquement des noms, des prix, des descriptions longues et même des traductions. Il est également possible de créer des modèles, de configurer des messages par défaut facilement personnalisables, et d'ajouter un lien vers CloudSign. Il s'agit d'une plate-forme en ligne très utile où les clients peuvent vérifier et approuver des devis. Une fois qu'un devis est approuvé, nous le transformons immédiatement en projet. »

« Une fois qu'un client a approuvé notre devis, nous le transformons immédiatement en projet. »

Koen : « Lorsqu'un client approuve un devis, nous commençons notre planification. Nous convertissons automatiquement l'opportunité en projet, et j'élabore une vue d'ensemble des ressources et des coûts nécessaires. »

Vous cherchez un logiciel facile à utiliser, pour une planification parfaite de vos projets ? Essayez Teamleader gratuitement pendant 14 jours !

Ensuite, comment assurez-vous le suivi de ces projets ?

Kenneth : « Nous répartissons toutes les missions pendant nos réunions d'avancement, qui ont lieu trois fois par semaine. Je sais que cela semble beaucoup, mais avant la répartition du travail prenait encore plus de temps. Nous avons beaucoup de clients différents et nous devons nous assurer que tous les membres de l’équipe aient assez, mais pas trop, de pain sur la planche. Notre calendrier Teamleader nous aide considérablement à gérer des agendas différents . Combiner des réunions d'équipe régulières et l'accès aux calendriers des autres est vraiment nécessaire pour arriver à finaliser chaque projet dans les temps. Ça a vraiment amélioré notre communication interne. »

« Notre calendrier Teamleader nous aide considérablement à gérer des agendas différents. »

Arlette : « Quand une opportunité est créée ou clôturée, je reçois une notification. Je la transforme en projet et nous organisons une réunion de lancement avec les gestionnaires de comptes. Je suis aussi une grande fan de la fonctionnalité du calendrier - chez Sales Care, c'est moi qui planifie tout dans les agendas des consultants. »

Jannis : « Pour chaque nouveau projet vous créez des jalons, simplement sur la base de votre devis. Ensuite, vous décomposez chaque étape en différentes tâches et réunions. C'est facile d'attribuer des rôles et des responsabilités à vos collègues : nous utilisons la fonctionnalité de planification de projets pour vérifier leur agenda et leur insérer des tâches dans les créneaux horaires libres.

« C'est facile d'attribuer des rôles et des responsabilités : nous utilisons la fonctionnalité de planification de projets pour insérer des tâches dans les créneaux horaires libres. »

Koen : « Toutes les semaines, tous nos Chefs de projets font une réunion d'avancement avec notre PDG pour examiner chaque projet en détail. Nous vérifions si nous sommes sur la bonne voie pour chaque jalon, et nous évaluons également chaque rôle dans l'équipe. Tous les services ont leurs propres objectifs, du marketing au helpdesk. Nous connaissons la performance de chaque membre de l'équipe projet. Cela nous permet de mieux connaître notre croissance réelle, et nous aide à créer de meilleures estimations pour la facturation. »

« Nous connaissons la performance de chaque membre de l'équipe projet. Cela nous permet de mieux connaître notre croissance réelle. »

Teamleader vous aide-t-il à accomplir des tâches que vous aviez l'habitude de faire manuellement ?

Kenneth : « Hier, un client m'a demandé de créer un plan de communication pour un événement majeur. J'ai d'abord créé un devis qui comprenait des estimations de prix et la longueur de tous les livrables, comme les présentations et les articles. Ensuite, je l'ai converti en projet, et chaque livrable est devenu une étape. J'aime avoir la possibilité d'ajouter des échéances à chaque étape : Teamleader va m'envoyer des rappels automatiques lorsqu'elles se rapprocheront. Au lieu de créer manuellement un projet, de le décomposer en tâches ou de mettre en place des rappels pour moi et mon équipe, l'outil le fait tout simplement à ma place. »

« J'aime avoir la possibilité d'ajouter des échéances à chaque étape : Teamleader va m'envoyer des rappels automatiques lorsqu'elles se rapprocheront. »

Koen : « Teamleader combine des fonctionnalités de CRM, de gestion de projets et de facturation dans un seul outil. J'adore ça. J'avais l'habitude de jongler avec de nombreux outils différents. Maintenant, passer d'un devis au projet et du projet à la facture se fait presque automatiquement. Cela nous fait gagner énormément de temps. »

Jannis est tout particulièrement fan de la liaison entre le suivi du temps et la facturation. « Les membres de l'équipe saisissent le temps qu'ils consacrent à chaque tâche. Quand un projet est terminé, le Chef de projets peut le facturer en un clin d’œil, que la facture soit basée sur les heures travaillées ou sur un prix fixe pour chaque étape. »

Arlette : « La fonctionnalité de suivi du temps est très conviviale. Au lieu de la mettre en marche le matin, vous saisissez votre temps dans Teamleader chaque fois que vous finissez quelque chose, ou quand vous faites une pause. C'est plus facile, et ça rend vos factures beaucoup plus précises. »

Quels collaborateurs utilisent Teamleader chez vous ? Et quelles fonctionnalités utilisent-ils le plus souvent ?

gestion projets fonctionnalités


Jannis : « Naturellement, les Chefs de projets ont besoin d'avoir un aperçu immédiat de tous les projets. Quel est leur état d'avancement, comment ça se passe ? Sommes-nous toujours en ligne avec le budget et si ce n'est pas le cas, pour quelles raisons ? Qui a signé certains documents spécifiques ? En un rien de temps, vous pouvez avoir une vue d'ensemble pour en savoir plus.
Mais nos Chefs de projets ne sont pas les seuls à utiliser Teamleader - nous sommes tous impliqués. Les créatifs utilisent l'outil pour saisir leur temps et effectuer le suivi de leurs tâches. Nous, l'équipe de direction, nous utilisons le logiciel pour avoir une vue d'ensemble de tous les projets en cours, et travailler avec de meilleures prévisions budgétaires. »


« Nous, l'équipe de direction, nous utilisons le logiciel pour avoir une vue d'ensemble de tous les projets en cours, et travailler avec de meilleures prévisions budgétaires. »

Arlette : « Lorsque nous avons testé l'outil avec l'essai gratuit, j'ai été immédiatement convaincue : c'est parfait pour un Chef de projets, mais aussi très agréable pour les gestionnaires de comptes. Et les consultants, et les développeurs... Ils ont vraiment pris en considération tous les rôles au sein d'une organisation. »

« Teamleader est parfait pour les Chefs de projet, mais aussi pour les gestionnaires de comptes, les consultants, les développeurs... Ils ont vraiment pris en considération tous les rôles au sein d'une organisation. »

Vous utilisez Teamleader pour suivre vos projets plus facilement, perdre moins de temps sur les problèmes administratifs et facturer de manière plus rapide et plus précise. Y a-t-il d'autres fonctionnalités de Teamleader que vous utilisez souvent ?

Koen : « Grâce au reporting des réunions, tout le monde peut accéder au compte-rendu à tout moment, de n'importe où. »

Arlette : « J'apprécie aussi beaucoup le reporting des réunions pour voir quand les tâches ont été finalisées. L'e-mail contenant le compte-rendu est ajouté au suivi du projet, ce qui me permet de voir clairement ce qui a déjà été fait et ce qu'il reste à faire. C'est essentiel pour un Chef de projets. »

Jannis : « La gestion de tickets a aussi beaucoup amélioré notre communication interne, et rendu la vie de notre Chef de projets beaucoup plus facile. Quand les gens repèrent une erreur, ils ouvrent un ticket. Ce ticket est relié à l'équipe qui fournit le service et le Chef de projets a un aperçu de tous les sujets en cours dans Teamleader. »

« La gestion de tickets a aussi beaucoup amélioré notre communication interne, et rendu la vie de notre Chef de projets beaucoup plus facile. »

Kenneth : « Tous les outils prétendent être conviviaux, mais celui-ci l'est vraiment. Teamleader est toujours ouvert dans mon navigateur, et je l'utilise sans même y penser réellement. Avant, j'avais du mal à gérer les périodes de travail dans ma planification, car c'est très courant dans notre secteur, mais maintenant je déplace simplement les tâches ici et là et nous tenons nos délais. »

Prenez le contrôle de vos projets et de vos priorités avec Teamleader. Démarrez votre essai.