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Timetracking template editor et envoi recommandé

Benny Waelput Benny Waelput on 14 nov. 2014 à 13:48:00 in Digitalisation et Productivité

Timetracking template editor et envoi recommandé

Ce vendredi, nous sommes heureux de vous présenter : le timetracking template editor et envoi recommandé !

Timetracking template editor

Un grand nombre de nos clients apprécient de pouvoir envoyer à leurs clients un rapport reprenant les heures finalement prestées pour un certain projet. Lors de l’envoi d’une facture, ce rapport peut être envoyé en PDF ou en Excel. Le seul désavantage réside dans la difficulté d’adapter les fichiers au format PDF et Excel. C’est la raison pour laquelle Teamleader introduit le nouveau timetracking template editor.

Rapports de timetracking à votre guise

Ce nouvel éditeur vous permet de déterminer vous-même quels éléments vous souhaitez voir figurer dans votre rapport. Le principe est le même que pour la mise en page des offres et des factures : vous utilisez certains codes abrégés qui retirent l’information demandée de Teamleader.

Il existe deux codes abrégés différents. Dans un premier temps, il y a les codes abrégés qui ne font que compléter un tableau. Ces codes sont indiqués dans la liste avec (tableau) et comprennent p. ex. le prix horaire, le prix total, le nom de l’utilisateur …

Ensuite, vous avez les codes abrégés du texte fixe. Ces codes sont utilisés pour désigner les titres des tableaux et des colonnes et sont représentés dans la liste avec (texte fixe). Les deux codes abrégés se distinguent aussi par la partie _HEADER à la fin du code.

Enfin, il existe encore des données supplémentaires, indépendantes des données du tableau, que vous pouvez utiliser pour compléter le rapport. Il s’agit principalement de données de département et de facturation.

Comment configurer moi-même un modèle de timetracking ?

Naviguez sur « Paramètres » et choisissez l’onglet « Généralités ». Sous « Départements », choisissez « Configurer identité visuelle ».

Si vous avez plusieurs départements, choisissez le département dont vous voulez modifier le lay-out. Si vous n’avez qu’un seul département, vous avez immédiatement le choix entre trois options : factures, offres et timetracking. Si vous souhaitez créer un nouveau lay-out, cliquez sur « actions ».
Dans cet exemple, nous optons pour « Timetracking ». Si vous avez déjà créé une facture, vous arrivez dans un écran avec un exemple de mise en page. Pour accélérer les choses, choisissez ce modèle.

Lorsque vous téléchargez ce modèle d’exemple, vous obtenez le document suivant. Vous pouvez désormais adapter le document en fonction de vos préférences. Vous pouvez ainsi ajouter de nouvelles colonnes, de nouveaux titres aux colonnes (texte fixe), introduire de nouvelles données de tableau (tableau), …

Mise en page et texte libre

Comme c’est le cas avec les factures et les offres, vous pouvez attribuer la mise en page de votre timetracking en Word à des codes abrégés. Ces codes assurent que les changements sont automatiquement adaptés dans le lay-out de Teamleader.

Si vous choisissez le style de police « gras » pour un code abrégé, il apparaîtra aussi en gras dans le lay-out de Teamleader. Si vous choisissez une police spécifique pour un code, cette police s’affichera aussi dans le lay-out de Teamleader.

Vous pouvez aussi ajouter du texte libre. Vous pouvez ainsi saisir un petit texte dans votre document qui est automatiquement repris dans Teamleader.

Attention : du texte ou des éléments libres comme les « infos départementales » que vous placez sous votre tableau peuvent, en fonction de la taille de votre tableau, sauter. Le texte ou le code que vous placez dans l’en-tête ou le pied de page, s’affichent sur chaque page du document final.

Envoyer des factures en recommandé

Si vous voulez être certain que la facture arrive bien chez le client, vous pouvez utiliser la nouvelle option lors de l’envoi de factures, l’envoi recommandé.

Pour seulement 7,50 EUR (1,60 EUR pour un envoi normal + 5,90 EUR pour l’envoi recommandé), vous pouvez envoyer une facture par recommandé via bpost. Comme c’est le cas avec un envoi normal, bpost imprimera la facture.

Vous pouvez aussi opter pour envoyer la facture par recommandé seulement après un certain nombre de rappels. Cliquez sur paramètres dans l’onglet « factures » et choisissez « rappels automatiques ». Si vous optez pour « envoyer via bpost », l’option de l’envoi automatique de facture par recommandé s’affiche.